dWorkflow – Arbeitsabläufe smart koordiniert
Kurz erklärt
Analoge und pseudo-digitalisierte Arbeitsabläufe sind aufwändig, kosten Zeit und sind intransparent. Deutlich besser geht es digital und ohne Medienbrüche: mit dWorkflow, der Open-Source-Lösung für standardisierte, einfache Arbeitsabläufe!
Prozesse transparent abbilden: So funktioniert's
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Das sagen unsere Kund*innen
Mehr Effizienz und Transparenz in Prozessen
Mit dWorkflow ersetzen Sie bisher analoge Abläufe durch digitale Workflows. Damit gehören Unterschriftenmappen und lästige E-Mail-Ketten der Geschichte an.
Definieren Sie Workflow-Vorlagen mit festen Bearbeitungsschritten und bei Bedarf mit integrierten Formularen. Stellen Sie diese allen Personen in Ihrer Organisation oder bestimmten Benutzerkreisen zur Verfügung. So standardisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und reduzieren ganz nebenbei Bearbeitungszeiten und Prozesskosten. Schnell und einfach erreichen Sie spürbare Verbesserungen. Ein Workflow kann dabei der Abstimmung und Freigabe eines Dokuments dienen oder der reinen Abarbeitung einzelner Routineaufgaben, wie z.B. beim Onboarding von Mitarbeiter*innen. Alle Vorgänge haben dabei eines gemeinsam: Sie folgen einem stets wiederkehrenden Schema.
Besonderer Vorteil: Sämtliche Schritte sind jederzeit für alle am Workflow beteiligten Personen nachvollziehbar. Sie müssen kein To-do mehr im Kopf behalten – ein Blick ins Tool genügt. Zudem ist jederzeit klar, bei wem ein offener Vorgang gerade liegt. Selbst wenn die verantwortliche Person gerade abwesend ist, läuft der Prozess dank Vertretungsregelungen weiter. Rückfragen lassen sich direkt im Workflow stellen und werden mitsamt der übrigen Aktivitäten automatisch revisionssicher protokolliert. Das macht Ihre Prozesse und Entscheidungen auch im Nachhinein nachvollziehbar!
Produktvorteile
- Open Source: Mit dWorkflow sorgen Sie für digitale Souveränität.
- Strukturiert: Vorlagen standardisieren Ihre Abläufe und optimieren Ihre Prozessqualität.
- Einfach koordiniert: Sie können Workflows problemlos mit anderen Behörden und Institutionen abarbeiten.
- Schnell: Ihre Vorgänge werden spürbar beschleunigt und Ihr Arbeitsalltag dank der Übersichtlichkeit erheblich vereinfacht.
- Transparent: Sie wissen jederzeit, bei wem sich ein Vorgang gerade befindet.
- Rechtssicher: Jeder Workflow wird revisionssicher dokumentiert und zur Ablage vorbereitet.
- Effizient: dWorkflow ist dank flexiblem Preismodell individuell skalierbar und eignet sich bereits für kleinste Abstimmungsaufgaben, kann aber auch größere Abläufe systematisieren.
Anwendungsbeispiele
Interne Bestellprozesse sind oftmals "old fashioned": Formulare müssen ausgefüllt, Genehmigungen eingeholt und Vorgänge per Hauspost an die richtige Stelle geschickt werden. E-Mails sind in diesem Kontext keine wirkliche Alternative.
Mit dWorkflow erhält Ihr Beschaffungsprozess einen Turbo. Über integrierte Formulare lösen Sie bisherige Dateien ab. Postumläufe entfallen und der Prozess wird schneller abgearbeitet.
Unterschriftenmappen sind heute noch weit verbreitet, transportieren aber auch ein altes Problem: Die Person, bei der die Mappe physikalisch auf dem Schreibtisch liegt, ist die einzige, die sie bearbeiten und weitergeben kann. Abstimmungsprozesse per E-Mail können die Zusammenarbeit zwar beschleunigen. Sie machen Abläufe jedoch oft unübersichtlicher.
Mit dWorkflow schaffen Sie Transparenz: Es ist jederzeit ersichtlich, wo der Vorgang gerade liegt und welchen Status er hat. Aufgaben lassen sich gleichzeitig bearbeiten und mit einem Klick weitergeben. Zudem sind Entscheidungsprozesse nachvollziehbar und werden revisionssicher dokumentiert.
Integrieren Sie dWorkflow direkt in Ihr Mitarbeiterportal und vereinfachen Sie z.B. mit der Formularfunktion Ihre Antragstellung: Einfach per Klick einen Antrag aufrufen, zum Beispiel einen Dienstreise- oder Urlaubsantrag. Dank des vordefinierten Prozesses weiß dWorkflow, welche Person oder Gruppe zuerst an der Reihe ist und wer darauf folgt. So steuert dWorkflow die gesamte Bearbeitung, vom Ausfüllen des Formulars über die notwendigen Genehmigungen bis hin zur Archivierung des Vorgangs.
Ein guter Start ist für neue Mitarbeiter*innen und das Unternehmen gleichermaßen wichtig und sollte nicht dem Zufall überlassen bleiben.
Mit dWorkflow können Sie den Prozess des Onboardings in einer Vorlage definieren und beim Start neuer Mitarbeiter*innen immer den gleichen Workflow starten. So behalten Sie stets den Überblick, ob der Onboarding-Prozess reibungslos verläuft.
Führungskräfte genehmigen regelmäßig Budgets, Rechnungen und mehr.
Mit dWorkflow sorgen Sie dafür, dass diese Anträge in Zukunft schnell und ohne Verzug genehmigt werden. Sie legen den Ablauf des Genehmigungsprozesses fest und organisieren die Vertretungsregeln. Ihre Mitarbeiter*innen wissen jederzeit, welche Führungskraft gerade verantwortlich ist.
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Welche Prozesse laufen in Ihrer Behörde langwierig per E-Mail oder sogar noch analog ab? Starten Sie mit dWorkflow und entwickeln Sie mit uns gemeinsam Ihre ersten Workflow-Vorlagen für effiziente und transparente Arbeitsabläufe.
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