Die öffentliche Verwaltung steht vor der Herausforderung, trotz Fachkräftemangel die Digitalisierung ihrer Aufgaben zu meistern. Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) unterstützt die Mitarbeiter*innen in der Verwaltung, einfache und wiederkehrende Aufgaben durch so genannte Softwareroboter zu übernehmen. In Hamburg sind mittlerweile über 50 Bots im Einsatz, die bislang mehr als 130.000 Arbeitsstunden automatisiert übernommen haben.
Die Bots werden von Dataport gemeinsam mit den Fachbereichen und dem Amt für IT und Digitalisierung der Senatskanzlei umgesetzt – wie zum Beispiel in der Poststelle Wohngeld beim Bezirksamt Hamburg-Mitte, in der ein Bot Papieranträge mit dem Dataport-Verfahren dDocuScan einscannt und anschließend ins Fachverfahren überträgt. In der Hamburger Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke wurden über 100.000 Dokumente zur Einmalzahlung der Energiepauschale an Student*innen von RPA-Bots in die elektronische Akte überführt. Die Behörde hätte diese Mammutaufgabe ohne RPA nicht kurzfristig bewältigen können.
Auch in Schleswig-Holstein übernehmen RPA-Bots immer mehr Verwaltungsaufgaben. Dort unterstützen seit 2023 Bots die Mitarbeiter*innen im Dienstleistungszentrum Personal (DLZP SH) und im Zentralen IT-Management (ZIT SH).
Perspektivisch kann RPA mit anderen Technologien wie Künstlicher Intelligenz verknüpft werden. So könnten zum Beispiel RPA-Bots KI-Komponenten anstoßen, die Dokumente von Online-Anträgen klassifizieren und relevante Inhalte intelligent aus den Dokumenten auslesen. Die Ergebnisse der KI könnten dann im Folgeschritt erneut RPA-Bots der Sachbearbeitung für die Prüfung und weitere Bearbeitung zur Verfügung stellen. Dies erspart die manuelle Sichtung von langen Dokumenten und Nachweisen.