Die Zukunft gehört der datengetriebenen Verwaltung

In den Systemen von Ämtern und Behörden schlummert eine Vielzahl von Daten. Indem sie diese Daten auswertet und miteinander verknüpft, kann die Verwaltung den Zeitaufwand für ihre Prozesse und Dienstleistungen deutlich verringern. Datenanalysen schaffen zum Beispiel eine bessere Faktenbasis, die dabei hilft, Entscheidungen schneller zu treffen. Die Idee dahinter nennt sich „data driven government“, also eine datenbasierte Verwaltung.

Datenanalyse in der Finanzverwaltung

Wie so eine datenbasierte Verwaltung funktioniert, zeigt sich beispielsweise bei der Kasse Hamburg. Um Betrugsfälle schnell zu erkennen, setzt die Behörde seit 2017 auf ein automatisiertes Fraud Management. Ein Computersystem überprüft täglich sämtliche Buchungsdaten aus dem Haushaltsverfahren der Stadt. Stellt das System Auffälligkeiten fest, alarmiert es den zuständigen Sachbearbeiter. Dieser entscheidet dann, ob er dem Fall weiter nachgeht. Die Kasse Hamburg kann so monatlich rund 500.000 Datensätze überprüfen. Um automatisierte Datenanalysen durchführen zu können, müssen Behörden aber zunächst ihre bisherigen Datenbanken durch eine neue technische Infrastruktur ablösen, mit der sie große Datenmengen erfassen und auswerten können. Bei der Kasse Hamburg kommt dafür zum Beispiel die Plattform SAP HANA zum Einsatz. Sie wertet Daten in Echtzeit aus. Dazu nutzt HANA die sogenannte In-Memory-Technik: Das System speichert und verarbeitet die zu analysierenden Daten direkt im Arbeitsspeicher und muss sie nicht erst von einer Festplatte laden. Das spart Rechenzeit. Bislang mussten Systeme für die Analyse großer Datenmengen die ganze Nacht laufen. HANA benötigt für diese Arbeit nur wenige Minuten.

Mehr als nur ein Plattformwechsel

Doch die Migration auf eine moderne Plattform wie HANA macht aus einer Verwaltung noch keine datenbasierte Verwaltung. Um die Analysepotenziale der Datenplattform wirklich zu nutzen, müssen Behörden sie auch mit den richtigen Daten versorgen. Das funktioniert nur, wenn sie ihre Systemlandschaft auf das Datenmodell von HANA abstimmen. Möglich wird das durch die von SAP bereit gestellte Anwendungssuite S4. Über sie können Behörden die von ihnen verwendeten Programme und Anwendungen an HANA anbinden. Diese Kombination aus Plattform und Anwendungssuite wird als S/4HANA bezeichnet.

Die Transformation auf HANA ist also mehr als nur ein Plattformwechsel. Die vollständige Umstellung der bestehenden Systeme auf S/4HANA ist eine große Herausforderung für die Behörden. Denn sie verändert die bislang von ihnen verwendeten Systeme und hat dadurch auch Auswirkungen auf bestehende Prozesse und Abläufe. Um daraus den größten Nutzen zu ziehen, sollten alle Beteiligten bereits vorher klären, für welche Aufgaben die Plattform zum Einsatz kommen soll. Sie brauchen eine Strategie, die auf ihre individuellen Anforderungen und Strukturen abgestimmt ist. Insbesondere Behörden, die aktuell ein SAP-Finanzwesen einsetzen, müssen sich mit S/4HANA befassen. Denn SAP wird seine Anwendungen bis 2027 vollständig auf HANA umstellen. Bei Dataport haben wir deshalb ein HANA Competence Center (HCC) gegründet, dessen Experten mit den Einzelheiten der Plattform und S/4HANA vertraut sind. Sie beraten Ämter und Behörden auf Ihrem Weg in die S/4HANA-Welt und begleiten den gesamten Migrationsprozess.

Roadmap für die HANA-Umstellung

Gemeinsam mit den Ansprechpartner*innen der jeweiligen Verwaltung ermitteln die Kolleg*innen des HCC in mehreren Workshops die Anforderungen und Erwartungen an das neue System. Auf Basis der Workshop-Ergebnisse entwickeln wir eine individuelle Roadmap für die HANA-Umstellung. Diese beinhaltet grundlegende technische Aspekte wie zum Beispiel die Architektur für die zukünftige Systemlandschaft. Die Planung bezieht aber auch für den Wechsel auf S/4HANA notwendige Vorprojekte ein, wie zum Beispiel die Einführung neuer Budgetierungslösungen.

Der Wechsel auf S/4HANA und die damit verbundene Migration auf die neue Plattform mitsamt ihren technischen und organisatorischen Veränderungen ist aber nur der erste Schritt hin zu einer datengetriebenen Verwaltung. Die Datenverarbeitung in Echtzeit eröffnet in Kombinationen mit anderen Anwendungen wie dem Fraud Management noch weitere Perspektiven für die Verwaltung. So könnte das in der Verwaltung verankerte Vier-Augen-Prinzip in großen Teilen durch eine automatisierte Compliance-Prüfung ersetzt werden und damit vielfältige Prozessbeschleunigungen bewirken. Eine weitere Perspektive wäre die Nachverarbeitung innerhalb der Finanzwesen-Systeme durch eine Online-Verarbeitung zu ersetzen. Damit würden wir die Prozesse bei unseren Verwaltungskunden deutlich verbessern. Dadurch werden die Sachbearbeiter von Routineprüfungen entlastet und können sich gezielt auf besondere Fälle konzentrieren, die manuell überprüft werden müssen – beispielweise wegen fehlerhafter Datensätze.

Datenwerkzeug für die gesamte Verwaltung

Aber nicht nur in der Finanzverwaltung, sondern auch in anderen Behörden ist der Einsatz von S/4HANA denkbar. Ein Szenario wäre zum Beispiel die Abfallentsorgung: Mit einem Chip versehene Abfallbehälter könnten hier zukünftig ihren Füllstand an die Datenbank melden. HANA würde die gemeldeten Daten auswerten und daraus eine effizientere Routenplanung für die Entsorgungsfahrzeuge erstellen. Eine weitere Möglichkeit wäre eine Lösung zum Predictive Policing, bei dem wir unsere Kunden dabei unterstützen würden, mittels der HANA-Predictive-Engine auf der bestehenden Datenbasis Vorhersagen zu Einbrüchen zu treffen. Diese Form der vorausschauenden Analysen bietet enormes Potenzial für viele Anwendungsbereiche. Das ist zurzeit noch ein Zukunftsszenario. Die Grundlagen dafür werden aber bereits jetzt gelegt – mit der entsprechenden Infrastruktur. Deshalb arbeiten wir daran, diese gemeinsam mit den Behörden aufzubauen und zu gestalten – denn die Zukunft gehört der datengetriebenen Verwaltung.

Weiterführende Links

LinkedIn-Artikel "Operation am offenen Herzen der Verwaltung"