RPA-Produktmanager im Interview
RPA: Nützlicher Helfer in der Verwaltung
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Immer mehr Verwaltungsaufgaben werden von Software-Bots übernommen. Sie sind besonders für einfache Routineaufgaben ideal. Sie sparen Verwaltungsmitarbeiter*innen wertvolle Zeit, indem sie Prozesse automatisieren. Die Technologie dahinter heißt Robotic Process Automation (RPA). Dataport hat bereits 60 Bots entwickelt, die rund 1,2 Millionen Vorgänge in der Verwaltung erledigt haben. RPA-basierte Lösungen lassen sich zudem schnell, einfach und kostengünstig in bestehende Anwendungen integrieren, erklärt RPA-Experte und Produktmanager Jonas Leinen im Interview.
Was ist RPA, und warum ist der Einsatz von RPA-Bots in der Verwaltung sinnvoll?
RPA steht für Robotic Process Automation und ist eine Technologie zur oberflächengesteuerten Automatisierung von regelbasierten Prozessen. Das heißt: Wir entwickeln Software-Roboter, die Maus- und Tastatureingaben simulieren, die normalerweise ein Mensch am Rechner durchführen würde. In der Verwaltung gibt es zahlreiche regelbasierte und wiederkehrende Routineaufgaben, die wir mit RPA automatisieren können. Roboter können für die Verwaltung also extrem nützlich sein und sind ein effektvolles Mittel – gerade auch in Zeiten des Fachkräftemangels. Denn die Mitarbeitenden gewinnen mehr Freiraum für andere, wertschöpfende oder anspruchsvollere Tätigkeiten.
Welche Aufgaben eignen sich besonders gut für die Automatisierung durch RPA?
Grundsätzlich eignen sich alle Aufgaben, die klaren Regeln folgen und bei denen strukturierte Datenformate verwendet werden. Oft übertragen unsere Roboter Daten zwischen zwei Systemen, zum Beispiel zwischen einem Online-Dienst und einem Fachverfahren. Oder sie automatisieren Prozesse innerhalb eines Fachverfahrens.
In Schleswig-Holstein haben wir zum Beispiel die Erzeugung von Bestellungen automatisiert. So können bereits einige Landesbehörden ihre gewünschten Bestellungen in das Bestellkataster Schleswig-Holstein eingeben. Unser Roboter nimmt die XML-Dateien der Bestellungen entgegen und legt einen Warenkorb in unserem Dataport Shop an.
Unsere Roboter kommen auch bei Online-Diensten zum Einsatz. In verschiedenen Hamburger Behörden nehmen sie Anträge entgegen und übertragen diese entweder direkt in das Fachverfahren oder bereiten sie so auf, dass der Sachbearbeiter sie weiterbearbeiten kann. Beim Thema Wohngeld in der Sozialbehörde etwa wird das so gehandhabt. Auf diese Weise können auch eingehende Meldungen von Hasskommentaren oder Anmeldungen von Großfeuerwerken automatisiert verarbeitet werden.
Inwiefern trägt RPA zur Verbesserung in einem Amt oder in einer Behörde bei?
Durch die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten befreien wir Mitarbeitende von zeitaufwändigen und oft auch nervenraubenden Aufgaben, beispielsweise bei der Antragsverarbeitung. Ein Roboter beschleunigt solche Vorgänge um ein Vielfaches, weil er schneller sowie nachts und am Wochenende Anträge aufbereiten kann. Wenn diese Vorarbeit schon einmal geleistet ist, ist das erfreulich für Sachbearbeiter*innen in der Verwaltung und natürlich auch für die Antragssteller*innen, weil Anträge schneller bearbeitet werden. Außerdem erhöht der Einsatz von RPA-Bots die Datenqualität, da der Roboter nicht versehentlich Tippfehler machen oder etwas falsch ablegen kann.
Wie lange dauert es, bis ein Bot in der Behörde einsatzbereit ist?
Das ist das Schöne an RPA-Technologie – die Implementierung eines Bots geht in der Regel sehr schnell. Wir haben schon Projekte innerhalb von vier Wochen vom Kick-off bis zum Go-Live abgeschlossen. Grundsätzlich sind zwei bis drei Monate ein realistischer Zeitrahmen. Das hängt ein wenig von der Komplexität des zu automatisierenden Prozesses ab. Hier spielen insbesondere die Anzahl der am Prozess beteiligten Fachverfahren sowie die Ausnahmen und Abzweigungen am Prozess eine Rolle. Der Einführungsprozess teilt sich in die Phasen Prozessklärung- und dokumentation, Entwicklung, Testing und Go-Live. Wir beraten gerne, ob und wie schnell ein Prozess mittels RPA automatisiert werden kann – und unterstützen beim Identifizieren des geeigneten Bots. Auch bei der Implementierung und dem dauerhaften Betrieb stehen wir beratend zur Seite.
Welche Zukunftspotenziale siehst du in der Kombination von RPA mit KI?
Durch die Integration von KI können wir auch komplexere Prozesse automatisieren, bei denen Entscheidungen getroffen werden müssen, die eigentlich ein Mensch treffen würden. Oder solche Prozesse, bei denen nur teilweise oder wenig strukturierte Daten vorliegen. Ein klassisches Anwendungsbeispiel ist die intelligente Dokumentenverarbeitung. Durch die Kombination von RPA und KI könnten wir verschiedene Dokumenttypen klassifizieren. Handelt es sich um eine Urkunde, einen Rechnungsbeleg oder einen Antrag? Die KI könnte lernen, dies zu erkennen und die benötigten Inhalte zu extrahieren. Je nach Dokumententyp kann ein RPA-Bot die Folgeprozesse automatisieren und die Inhalte zum Beispiel in ein Fachverfahren übertragen.
Darüber hinaus beobachten wir, dass durch innovative Sprachmodelle – also Large-Language-Models und Large-Action-Models – eine ganz neue Form der Automatisierung entsteht, die sogenannte Agentic Automatisierung. Die Vision hierzu ist, einen intelligenten Assistenten zur Verfügung zu stellen, mit dem man nicht nur interagieren kann, sondern der auch Aufgaben für mich erledigt.
